NORMAS (NORMAS GERAIS DE AVALIAÇÃO) LICITAÇÃO PÚBLICA DA TRANSFERÊNCIA DA ASSESSORIA CULTURAL DO CONSULADO GERAL DO JAPÃO EM SÃO PAULO
16 de dezembro de 2016
NORMAS (NORMAS GERAIS DE AVALIAÇÃO) LICITAÇÃO PÚBLICA DA TRANSFERÊNCIA DA ASSESSORIA CULTURAL DO CONSULADO GERAL DO JAPÃO EM SÃO PAULO
1. Resumo da operação
(1) Objeto: Operação de transferência de endereço da Assessoria Cultural do Consulado Geral do Japão em São Paulo
(2) De: Assessoria Cultural do Consulado Geral do Japão em São Paulo
Avenida Paulista, 37 – 2º andar, CEP 01311-902, São Paulo – SP
(3) Para: Avenida Paulista, 52 – 3º andar, CEP 01310-900, São Paulo – SP
(4) Detalhes da operação: Mudança dos móveis e bens materiais, documentos, acervo da biblioteca, objetos culturais da Assessoria Cultural do Consulado Geral do Japão em São Paulo do local constante no item (2) para o endereço do item (3), conforme segue:
• Materiais para os preparativos do serviço no local de origem e no destino.
• Embalagem dos móveis e bens materiais, documentos, acervo e estantes da biblioteca, bens materiais, objetos culturais em torno das mesas do local de origem. Inclui o serviço de desmontagem, em caso de necessidade.
• Fornecimento de materiais de preparação e embalagem acima.
• Transporte do material embalado para o local de destino.
• Serviço de distribuição dos materiais acima em locais indicados. Inclui o serviço de montagem, caso sejam desmontados. O serviço para a biblioteca será somente de instalação de estantes. Não há necessidade da colocação dos livros.
• Remoção dos materiais utilizados no serviço.
(5) Período da mudança: Fim de março a início de abril de 2017.
2. Critérios de seleção
Trata-se do fornecimento de serviço de mudança para a Assessoria Cultural do Consulado Geral do Japão em São Paulo (doravante denominado como Fundação Japão, “FJSP”). A FJSP dispõe não somente de móveis e utensílios de escritório, documentos, bens materiais e culturais, mas também de estantes e acervo da biblioteca. A FJSP promove atividades de serviços públicos como a administração de biblioteca e promoção de curso de língua japonesa. Portanto, o tempo de paralisação do escritório deverá ser o menor possível, o serviço de mudança deve ser feito com a maior eficiência. Para a escolha do fornecedor deverá ser considerado o preço. Porém, deve também levar em conta a performance e experiência para satisfazer as circunstâncias peculiares. Resolveu-se, portanto, promover a licitação pública e avaliar conforme os itens abaixo a serem julgados por vários membros. Será escolhida a empresa que apresentar um orçamento compatível com o orçamento da FJSP e que obtiver mais pontos nos itens técnicos e financeiros. Quanto aos itens de avaliação, poderão ser acrescentados de acordo com a necessidade.
• Organização adequada na execução do serviço (se dispõe de funcionários suficientes, cada um com sua função e responsabilidade, coordenação de toda a operação).
• Adequação no cronograma da operação (reduzir ao mínimo as consequências no trabalho da FJSP, não criar um cronograma apertado).
• Desempenho da empresa (experiência nos serviços similares, avaliações dos clientes).
• Desempenho e habilidades do encarregado.
• Orçamento adequado.
Os itens para avaliação e os pesos seguem abaixo:
Organização adequada na execução do serviço: 15%
Adequação no cronograma da execução: 15%
Desempenho da empresa: 15%
Desempenho e habilidades dos encarregados: 15%
Orçamento adequado: 40%
3. Resumo do trabalho
Os materiais que serão objetos da mudança como móveis e bens materiais da FJSP, documentos, acervo da biblioteca e bens culturais são conforme abaixo. Porém, estes são apenas os itens principais; as empresas que pretendem concorrer à licitação devem averiguar previamente os detalhes para tomarem conhecimento do volume real. Devido à limitação do espaço do novo local, poderá haver cancelamento de alguns itens.
Espaço do escritório
• Mesas para 22 funcionários, cadeiras, estantes, armários, computadores, telefones, objetos e documentos individuais de trabalho.
• 2 mesas de reunião (tamanho médio), 1 mesa de reunião (tamanho pequeno), 18 cadeiras, 40 prateleiras de arquivos e documentos, 3 copiadoras, 2 aparelhos de fax, 3 aparelhos de monitor de segurança, utensílios para espaço de copa.
Sala do diretor
• Mesa do diretor, 3 cadeiras, jogo de sofá, armário, computador, impressora, quadros de pintura e objetos.
Sala de reuniões
• 2 mesas de reunião (tamanho médio), 20 cadeiras, 4 prateleiras de arquivos, 4 estantes, aparelho de TV, quadro de pinturas e bens materiais.
Biblioteca
• Mesa da bibliotecária, cadeiras, gabinete, computador, telefones e objetos.
• Acervo da biblioteca (em setembro de 2016: 18.000 livros, 574 DVDs, 1.280 fitas de vídeo, 1.120 CDs) estantes, 4 aparelhos de vídeo, sistema anti furto, etc.
Área da recepção
• Mesa da recepção, cadeira, guarda-volumes, computador, telefones e objetos.
• Jogo de sofá, bebedouro de água.
Sala de aula
• 4 mesas, 50 cadeiras, 2 projetores, 2 aparelhos de som, 2 telas, 2 quadros brancos.
Depósito
• Bens culturais (filmoteca, bonecas japonesas, painéis fotográficos, réplicas de alimentos, utensílios de cerimônia de chá, biombos dourados, leques e etc).
• Arquivos de documentos e livros.
*Os serviços de rede do servidor e periféricos serão executados pelos especialistas de TI. Assim, estarão excluídos desta proposta.
4. Condições de trabalho
• Com o intuito de reduzir o tempo de paralisação das atividades da FJSP, a empresa deverá programar os trabalhos de mudança durante o expediente da FJSP, e, em caso de produzirem barulho ou fortes vibrações durante o expediente, deverá avisar previamente e obter devidas autorizações para execução de serviços dessa natureza. Horários além do expediente regular, incluindo final de semana, poderão ser considerados para a execução do serviço, se necessário.
• No caso de necessidade de desmontagem na origem e montagem e instalação no destino, as empresas deverão executar tais serviços sob sua responsabilidade. As despesas serão incluídas no orçamento, e essas operações também deverão ser previamente comunicadas e obtidas as devidas autorizações.
• Na operação de mudança deve-se observar o horário de uso dos elevadores. No endereço atual, os horários de uso dos elevadores são: das 20:00 às 06:00 do dia seguinte nos dias normais, de 00:00 às 24:00, nos finais de semana ou feriados. No novo endereço serão: das 06:00 às 24:00 nos dias normais, das 07:00 às 20:00 aos sábados, e das 07:00 às 18:00 aos domingos. A programação da mudança deve ser montada, levando-se em consideração os horários acima.
• Na execução do serviço, a empresa deverá contratar seguros de perdas e danos e contra acidentes de trabalho que possam cobrir as perdas em eventuais acidentes. A FJSP não se responsabilizará pelas perdas ocorridas durante o serviço de mudança.
• No caso de necessidade de alguma licença para a execução do serviço de mudança, a empresa deverá obtê-la sob sua própria responsabilidade e avisar a ocorrência à FJSP.
• Durante a execução dos serviços de mudança, os funcionários da empresa deverão usar a faixa de identificação no braço ou o uniforme da empresa, para que possam ser identificados.
• No caso de alteração na programação do serviço, a FJSP deverá ser avisada com antecedência. No caso de ocorrência de acidente, a empresa deve cessar imediatamente os serviços e avisar a FJSP para as devidas providências.
5. Reunião de esclarecimento e visita às instalações
Para a execução do serviço de mudança a empresa deverá proceder a visita às instalações da FJSP para programar o quadro de funcionários e o tempo necessário para a execução do trabalho. As empresas interessadas deverão participar da reunião esclarecedora e visita às instalações no dia 10 de janeiro de 2017 às 15:00. A participação será através de inscrição, com a encarregada (Melissa Yabuki, melissa@fjsp.org.br). O layout do novo endereço será fornecido na ocasião da visita.
Após a visita coletiva, a empresa que deseja realizar visita individual deverá solicitar à FJSP até a véspera do dia desejado com a devida justificativa. A visita poderá ser feita até 5 dias úteis antes da licitação, nos dias úteis, no horário das 14:00 às 18:00.
As empresas que necessitam de alguns esclarecimentos depois da visita coletiva, poderão entrar em contato com a encarregada Melissa Yabuki (melissa@fjsp.org.br) até 03 dias antes da licitação. As respostas serão dadas até 02 dias úteis antes da licitação para todas as empresas interessadas.
6. Apresentação de documentos na licitação
Após a reunião de esclarecimento e visita coletiva às instalações, as empresas interessadas deverão apresentar suas propostas até o dia 24 de janeiro de 2017 (terça-feira), acompanhadas de documentos abaixo relacionados, à Assessoria Cultural do Consulado Geral do Japão em São Paulo. A proposta deverá ser entregue em envelope lacrado e confidencial destinado ao diretor geral da FJSP e todos os documentos deverão ser em inglês.
• Orçamento
A empresa deverá elaborar o orçamento para a execução do serviço de mudança. No documento deverá constar o número de funcionários necessários para cada serviço e o tempo necessário, separadamente, para que se possa identificar. O valor do seguro não será incluído no orçamento, mas deverá demonstrar, em separado, o critério de cálculo.
O orçamento deverá ser assinado pelo representante da empresa ou responsável pela contabilidade da empresa.
• Detalhes do serviço a prestar
Na execução do serviço de mudança, identificar o responsável e o encarregado, seus currículos, cronograma do serviço, maneira de embalar, número de funcionários participantes e suas respectivas funções, relação de trabalhos e itens de precaução a serem solicitados pela empresa à FJSP, a título de colaboração no serviço de mudança.
• Cadastro da empresa
Deverá apresentar o cadastro completo da empresa: razão social, endereço, número de telefone para contato, escala da empresa, data da fundação, objetivos sociais, resumo das atividades.
• Relatório das atividades similares
Apresentar mais de 2 relatórios de mudança já executados em circunstâncias similares. Reunir à medida do possível, informações dos clientes, constando avaliações dos serviços prestados, ou, na impossibilidade, os nomes dos responsáveis e telefones de contato.
• Minuta do contrato
7. Resultado da licitação
Dentro de 15 dias úteis a contar da data da licitação indicada no item 6, o resultado da licitação será publicado no site da FJSP e, para a empresa selecionada será comunicado individualmente.
8. Outros
• Todas as despesas decorrentes na elaboração de documentos para participar da licitação correrão por conta da empresa.
• A empresa que consignar todo ou parte do serviço contratado a terceiros, deverá obter anuência prévia da FJSP.
• O pagamento será feito da seguinte forma: 30% de pagamento antecipado e 70% após o término do serviço.
• A FJSP reservará o direito de cancelar ou protelar a licitação em caso de necessidade.